Se pixabay.com.Anbudsförfrågan löneadministration
Anbudsförfrågan löneadministration
Leader Mittland Plus är en ideell förening som är en möjliggörare för landsbygdsutveckling. Vi har vårt säte i Sundsvall, men verkar för landsbygdsutveckling i de fyra kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Föreningen är ett samarbete mellan ideell, privat och offentlig sektor, och den nuvarande organisationen bildades 2015.
Föreningen har cirka 40 medlemmar inom ideella verksamheter, företag, offentliga organisationer och privatpersoner. I vårt uppdrag ingår att coacha blivande projektägare, hantera projektansökningar, samt förmedla och administrera EU-stöd till lokala utvecklingsprojekt som jobbar med LEADER-metoden.
Vi är en liten organisation med ett stort hjärta som gör allt för att stötta genomförandet av goda utvecklingsidéer, och vårt mål är att göra det med hög servicenivå och stor flexibilitet.
Vi jobbar i stor utsträckning digitalt när det gäller vår administration.
Ekonomiförvaltning i form av löpande bokföring och ekonomi sker i intern regi av Leader Mittland Plus. Denna anbudsförfrågan avser ett komplement i form av extern tjänst för lönehantering.
I denna anbudsförfrågan vänder vi oss främst till ekonomi- och lönekonsulter inom de fyra kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall.
Nedan följer en kort beskrivning av uppdraget vi vill ha anbud på:
Löneadministration
Upprättande av löner, inklusive
- Löneberäkning inkl hantering av sjukfrånvaro, semester, VAB, reseersättning och motsvarande
- Lönebesked
- Banklista på fil
- Arbetsgivardeklarationer inkl avstämning skatter och avgifter samt skattedeklaration
- Avsättning pensioner samt uppgiftslämning till bl a Collectum och Fora
- samt ev tillkommande därtill hörande uppgifter
Omfattning
Vi är för närvarande fyra anställda och månatlig lönehantering för dessa fyra ska ingå i offerten. Leaderkansliet personal rapporterar resor, VAB, semester och andra avvikelser senast den 10 i månaden efter.
Vår styrelse består av 20 personer och cirka 12 av dessa är arvoderade av föreningen, övriga av sina offentliga uppdragsgivare. Vi har 6-8 styrelsemöten per år, och arvodeshanteringen sker som en del av den löpande lönehanteringen. Denna hantering ska ingå i offerten.
Vi har även fasta arvoden till vissa förtroendeuppdrag. Leaderkansliets personal rapporterar aktuella arvoden, resor och restidsersättning senast den i 10 månaden efter.
Löner och arvoden delas bokföringstekniskt mellan olika projekt och en person kan ha lönekostnader i flera olika projekt under samma månad. Det är önskvärt att tekniken bakom löneuträkningen har stöd för att för löner och arvoden kan bokföras genom integration mellan löneprogram och bokföringsprogram och att programmet kan ta hänsyn till uppdelning på kostnadsställen, men det är inte ett absolut krav.
Ange vilket eller vilka program ni föredrar för löneadministrationen.
Anbud ska innehålla:
- Namn på organisationen som lämnar offerten inklusive organisationsnummer, samt namn och yrkestitel för de personer som ska jobba med uppdraget.
- Beskrivning av organisationens/de aktuella utförarnas meriter som gör organisationen lämplig för uppdraget, t ex CV.
- Referenser med namn och kontaktuppgifter till minst två kunder där ni utfört liknande uppdrag.
- Uppgifter om vad som ingår i ert anbud.
- Uppgift om pris per löneberäkning per person som ett fast pris eller annat fast pris, t ex fast pris per månad eller kalenderår.
- Ange gärna pris per timme för tillkommande tjänster vid behov
- Uppgifter om vilken programvara som används för löner, samt vad Leader Mittland Plus ska leverera till er för att ni ska kunna utföra ert uppdrag.
Urvalsförfarande
Tidigare erfarenheter från uppdrag med liknande verksamheter är meriterande. Vi värdesätter noggrannhet och punktlighet hos den som får uppdraget.
Vi kommer att bedöma anbuden på både erfarenheter/referenser samt pris, med viktning 50/50.
Om erfarenheter och referenser är likvärdiga avgör beräknat pris per år för respektive tjänst.
Frågor
Frågor besvaras av verksamhetsledare Erika Larsson Karinaho, erika.larsson@mittlandplus.se, 070-316 23 66.
Skicka ditt anbud till
Maila din offert/anbud senast den 1 november 2024 till info@mittlandplus.se.
Avtal
Vi har för avsikt att skriva avtal med den organisation som lämnar vinnande anbud senast i december 2024 för att påbörja samarbetet från och med 1 januari 2025.
Upphandling utredningsarbete vattenåtgärder Tynderö
Offertförfrågan – förstudie Tynderösundet
Härmed inbjudes ni att lämna offert för en planerad förstudie, ”Förstudie Vattenåtgärder i Tynderö” som ska genomföras oktober 2022 till mars 2023 i Tynderösundet i Timrå Kommun.
Beställare: Leader Mittland Plus, 802496-8961
Projektägare och avtalspart: Leader Mittland Plus
Urval bland offerter baseras på följande:
- Uppdraget måste kunna utföras nu, då projektet ska vara genomfört och slutrapporterat till Jordbruksverket senast sista veckan i mars 2023. Detta ställer krav på att offerten innehåller information om när arbetet kan börjas och avslutas, samt att det framgår att arbetet kan utföras tämligen omgående.
- Offerten ska innehålla en tidplan för arbetet och en beskrivning av omfattningen av det planerade arbetet som visar att arbetet kommer att kunna genomföras inom projektets tidsram.
- Pris ska framgå av offerten, och kan lämnas som ett fast pris för uppdraget eller per timme med ett maxpris. Projektet har en fast budget för uppdraget och för att vara aktuell för uppdraget måste offerten rymmas inom given budget. Vid likvärdiga anbud kommer det bästa priset i förhållande till offererat innehåll att prioriteras.
- Anbudslämnaren ska lämna referenser på tidigare utförda arbeten inom relevant ämnesområde och uppgifter om utförarens kompetens som styrker att hen är lämplig att utföra uppdraget.
Offerssvar skall ha inkommit till Leader Mittland Plus senast den 10 oktober 2022 kl 12.00.
Efter att offerterna öppnats och jämförts kommer besked att lämnas ganska omgående då projektet behöver startas snabbt.
Kontaktpersoner för innehållet i uppdraget:
Uppdraget avser en förstudie som är initierad av Tynderö Fiskareförening med organisationsnummer 889201-9251, och det är också föreningen som kan svara på frågor om uppdragets innehåll och fakta som rör den specifika platsen. Svarar på dessa frågor gör:
Kari Jussila 070-3220710 kari@jussila.se
Claes-Eric Selling 070-6567655 lillakero478@gmail.com
Kontaktpersoner för avtal och ekonomi:
Leader Mittland Plus är officiell projektägare, och frågor som rör avtal och ekonomi i projektet besvaras av Erika Larsson Karinaho på 070-316 23 66 eller erika.larsson@mittlandplus.se.
Adress och ort för projektet: Tynderö Fiskareförening, Unnviksvägen 6, 861 94 Söråker
Plats: Tynderösundet, Timrå kommun, Västernorrlands län
Leverans av slutrapport: Förstudierapport ska levereras till både Tynderö Fiskareförening och Leader Mittland Plus i pappersform och digitalt senast 25 mars 2023.
Förutsättning för en förstudie
Då både Leader Mittland Plus och Tynderö Fiskareförening är ideella föreningar förutsätter uppdraget kommande förstudie att projektet får ett positivt beslut av Jordbruksverket och att det inkommer offerter som kan genomföra uppdraget inom projektstödsramen 300 000 kr inklusive moms.
Bakgrund
Tynderösundet består av fyra delar: Inre och yttre Tynderösunden, plus två kanaler, den östra och den södra. Området kring Tynderö är ett område med stora värden både för yrkesfiske, naturvård, rekreation och turism. Stora insatser görs för besöksnäringen med basen i det som en gång var ett område för yrkesfisket. Alla delar av sundet och farlederna är i akut behov av en grundlig återställning/renovering. Yrkesfiskare har varit verksamma på Tynderö sedan 1500 talet då Gävlefiskarna hade fiskeprivilegium efter norrlandskusten, Tynderö kanal var en avgiftsbelagd farled redan 1898 och utgjorde den huvudsakliga vägen för ångbåtstransporter mellan Sundsvall och Härnösand.
Allt eftersom ångbåtstrafiken avtog och en järnväg byggdes mellan Sundsvall och Härnösand minskade underhållet och slutligen också ansvarstagandet för kanalen. Resultatet har blivit att det blir svårare och svårare för varje år att fortsätta bedriva verksamhet med stöd av kanalen och sunden, eftersom den ökade igenslamningen hindrar större båtar från att komma in till sina verksamhetslokaler.
Vad bör göras
Tynderö Fiskareförening ser ett akut behov av räddning och restauration av kanaler och sund genom muddring för att återskapa ett segeldjup i farleden på 3,5 till 4,0 m (ursprungligen 12 fot), återställa kanalbredden på 20 m vid normalvattenstånd, att öppna upp för vattenflödet vid bron till Åstön, att minska skadlig växtlighet i sundet för ett friskt vatten och sund maritim miljö, samt återställa fiskbestånden. Övergödningen behöver stoppas.
För att kunna gå vidare och eventuellt genomföra en framtida muddring måste en geoteknisk undersökning/förstudie genomföras som tar hänsyn till grundförhållanden, geologiska förutsättningar, eventuella miljöföroreningar samt som ger en ekonomisk kalkyl för att kunna sätta igång ett framtida genomförande projekt.
Det planerade arbetet bedöms vara tillståndspliktigt enligt Miljöbalken. En ansökan kommer, såvitt nu kan förutses, att avse tillstånd enligt miljöbalken till vattenverksamhet (MB 11 kap.) i form av muddring samt uppläggning av muddermassor för avvattning och återanvändning. Åtgärderna och deras miljöpåverkan skall beskrivas översiktligt i denna förstudie.
Innehåll i förstudien enligt nedan, se bifogat svarsformulär
- Projektledning/administration/möten – resor och övriga omkostnader
- Fältmätning och analyser
- Provtagning sediment och bottenprover, minst 12 provpunkter (ange om högre antal)
- Lodning/sonar
- Drönar foto
- Analys/laboratorium
- Lagring av prover i minst 24 månader skall ingå för ev. senare analyser
- Utredning miljökonsekvenser
- Utredning föreslagna arbeten
- Utredning om dumpning/deponering och bortforsling
- Slutsatser/rekommendationer/rapportskrivning/slutrapport
- Rapporten skall utgöra fullgott underlag till en miljökonsekvensbeskrivning (MKB)
Geografi: Timrå Tynderösundet består av fyra delar: Inre och yttre Tynderösunden, plus två kanaler, den östra och den västra(södra), samtliga skall ingå i studien. De röda strecken i bilden nedan markerar ungefärligen de primära områden för förstudien, alternativt kan, vid Västra kanalen, utredas området väster om Kattskären, markerat med grönt. Övrigt
Planerat startdatum: Snarast efter anbudets antagande, dock senast under Q3 2022
Slutdatum: 2023-03-31 ska projektet vara slutredovisat till Jordbruksverket. Sista möjliga betalningsdag för faktura är 2023-03-25 för att projektet ska hinna redovisas enligt tidplanen.
Fakturering: Delredovisning är möjlig. Slutbetalning sker vid slutrapportering. Vid avbrutet uppdrag utgår ingen ersättning. Obs att projektets slutdatum avser när projektet ska vara redovisat till Jordbruksverket, vilket innebär att er rapport ska vara hos oss senast 25 mars 2023 och fakturan måste vara utställd så att den betalas i god tid innan den 31 mars 2023.
Avstämning: Digitala möten var 14:e dag mellan leverantören och representanter från Tynderö fiskareförening enligt överenskommelse.
Upphandling ekonomi- och löneadministration
Vi upphandlar tjänster inom ekonomiförvaltning och lönehantering
Vi är en liten organisation med ett stort hjärta som gör allt för att stötta genomförandet av goda utvecklingsidéer, och vårt mål är att göra det med hög servicenivå och stor flexibilitet.
Leader Mittland Plus är en ideell förening som i första hand är en möjliggörare för landsbygdsutveckling med hjälp av LEADER-metoden, eller Lokalt Ledd Utveckling som den också kallas. Vi har under 2016-2023 73 mkr att fördela på landsbygdsutvecklingsprojekt med leadermetoden och de här pengarna gör nytta Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvalls kommuner, och till viss del inom Höga Kusten.
Leaderföreningen är ett lokalt partnerskap för landsbygdsutveckling. Föreningen har cirka 40 medlemmar inom ideella verksamheter, företag, offentliga organisationer och privatpersoner.
Vårt huvudsakliga uppdrag är alltså möjliggöra landsbygdsutveckling i kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Detta gör vi i första hand genom att coacha blivande projektägare, hantera projektansökningar, samt förmedla och administrera EU-stöd till lokala utvecklingsprojekt som jobbar med LEADER-metoden.
Kansliet har sitt säte i Sundsvall men då föreningen jobbar över hela leaderområdets fyra kommuner rör vi på oss i hela området efter behov. Under 2016-2022 har föreningen också viss verksamhet inom Höga Kusten genom Europeiska Havs och fiskeriområdet.
Vi jobbar i stor utsträckning digitalt när det gäller vår administration.
Denna upphandling har två delar, där ekonomiförvaltning och lönehantering är den huvudsakliga delen av förfrågan och möjligheten att bistå leaderkontoret i LEADER-relaterad EU-redovisning ses som option eller möjligt framtida samarbetsområde där vi skulle kunna hjälpas åt utifrån hur vår organisations arbetssituation ser ut.
Ekonomiförvaltning och lönehantering
I rubriken ekonomiförvaltning ingår bland annat löpande bokföring, löpande utbetalningar, upprättande av löner och arvoden, hantering av frånvaro, semester, VAB med mera, reseersättningar och utlägg, rapport arbetsgivardeklarationer och pensioner, inkomstdeklaration, årsbokslut och årshandlingar, kontakt med revisorer, stöd för kansliet i ekonomifrågor samt löpande rapportering. Viss fakturering av medfinansiering och medlemsavgifter kan bli aktuellt.
Under 2021 har vi haft cirka 400 verifikat i bokföringen.
Antalet anställda är för närvarande 3 men kommer att bli fler genom projektverksamhet under året.
I den arvoderade styrelsen finns 20 personer, varav 12 är arvoderade genom leaderorganisationen och följaktligen finns i lönehanteringen. Därutöver finns arvoderade förtroendeuppdrag såsom föreningsrevisorer och valberedning.
Option på LEADER-specifik ekonomiredovisning
Vi vill veta om ni har möjlighet att bistå oss också i projektredovisning till Jordbruksverket för de projekt som leaderföreningen själv driver. Det avser framför allt ett större projekt där all EU-administration och mobilisering finns och där vi rapporterar till Jordbruksverket digitalt kvartalsvis. Vi driver även flera mindre projekt som redovisas till Jordbruksverket. Projektredovisning av föreningens egna projekt görs i Jordbruksverkets webb-baserade tjänst för ansökan om utbetalning av stöd med hjälp av underlag från ekonomiredovisningen.
Exempel på en sådan redovisning rekvireras från kansliet.
Vår tanke är att om detta uppdrag ska utföras av er, gör vi det till en början tillsammans så att vår erfarenhet överförs till den person hos anbudsgivaren som utför uppdraget som extern konsult.
Teknik
Vi hanterar all vår administration digitalt så långt det är möjligt.
Vi använder idag Visma eEkonomi Smart och Visma Lön, tjänster som går att integrera med varandra. Vi kan tänka oss att byta program, men vi ska kunna jobba i programmet lokalt på kansliet och ha full insyn i den bokföring som görs, tillika kunna ta ut de rapporter vi behöver för att följa upp ekonomin i enskilda projekt och i verksamheten i stort på egen hand.
Vi använder e-faktura kopplat till vårt redovisningssystem.
Verksamhets- och beslutsprotokoll upprättas, signeras digitalt och arkiveras digitalt.
Alla projektansökningar och ansökningar om utbetalningar är digitala.
Våra arkiv är digitala och vi delar handlingar genom serverdelning.
Uppdragets omfattning
Denna förfrågan omfattar 2022-2023 års räkenskaper och projekt, med möjlighet till förlängning till och med 2025 då leaderföreningens verksamhet avvecklas och övergår i ny organisation.
Offert ska innehålla
- Namn och uppgifter om organisationen
- Beskrivning av erfarenhet och kompetens inom föreningsredovisning och EU-projektredovisning inklusive referenser.
- Namngiven/namngivna konsult/konsulter med CV som styrker lämplighet för uppdraget inom leaderföreningen.
- Offererat pris. Arvode per timme och uppskattad tidsåtgång med en beskrivning i punktform av det uppdrag ni offererar. Priset sätts med fördel som ett takpris, med fast timpris. Tillkommande pris för uppdrag utöver det som offererats i grunduppdraget.
- Övrig information som ni anser är relevant för uppdraget
Förfarande och urval
Vi sätter stort värde på personlig kontakt utöver erfarenhet av liknande uppdrag och offererat pris. Vi kommer därför att titta på alla tre faktorer i vårt urval.
Tidigare erfarenheter av ideella föreningars ekonomi är ett krav liksom erfarenhet av projektekonomi inom EU-finansierade projekt och där tillhörande administration.
Det är också meriterande om verksamheten helt eller delvis bedrivs på landsbygden i någon av våra fyra ingående kommuner, men det är inte ett krav.
Vi har i vår direktupphandlingsprocess vänt oss till flera byråer för att be om offerter, men vi kan ha missat att skicka direkt till just din byrå. Ni naturligtvis välkomna att skicka in en offert till oss.
Vi vill ha ert anbud senast den 21 februari 2022 till info (at) mittlandplus.se
Frågor
Frågor besvaras av verksamhetsledare Erika Larsson Karinaho på 070-316 23 66 eller epost erika.larsson (at) mittlandplus.se.
Vi söker utvärderare
Lite mer än halva tiden har gått för programperioden 2014-2020 (dvs 2016-2022) och nu bedömer vi att det finns tillräckligt med pågående och genomförda projekt för att genomföra en utvärdering i halvtid.
För detta söker vi en extern utvärderare som har erfarenheter av att själv jobba med Leadermetoden på något sätt. Vi har valt metoden peer evaluation, vilket innebär att utvärderingen ska ske med hjälp av någon eller några som själva har erfarenhet av att jobba med leadermetoden, antingen genom tidigare verksamhet inom ett leaderkontor, inom en LAG-grupp eller som genomförare av ett leaderprojekt.
För att vara aktuell för uppdraget ska du ha god kännedom om leadermetoden och ha aktivt varit delaktig i leaderverksamhet på något sätt, men inte ha varit verksam inom det som idag är Leader Mittland Plus, det vill säga kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Detta för att säkerställa att utvärderingen är extern.
Det vi vill ha svar på är dels hur metoden uppfattas och fungerar av de som beviljats stöd, och dels hur den mer administrativa delen av arbetet runt projektcoachning, ansökan om stöd och utbetalningar har fungerat så här långt liksom hur LAG-medlemmarna uppfattar arbetet i LAG. Syftet är att hitta förbättringsförslag framför allt för vårt lokala arbete, men också ge tips vidare kopplat till den nationella processen som vi inte kan påverka i så stor utsträckning. Uppdraget är en mindre utvärdering för vägledning framåt, medan en större utvärdering kommer att ske under 2022-23.
Utvärderingen ska genomföras under första kvartalet 2020, och resultatet ska presenteras senast i slutet av april 2020.
Vi har själva genomfört enkätfrågor till utvalda grupper, och dessa underlag kommer den som får uppdraget ta del av för att analysera vidare. Fler frågor är förstås möjliga att ställa, och även intervjuer är möjliga.
Anbud ska innehålla information om organisation och person/-er som ska jobba med utvärderingen samt deras specifika kompetenser och lämplighet för uppdraget, hur många fakturerade timmar uppdraget beräknas ta i anspråk inkluderat förberedelser, informationsinhämtning, analyser, möten och rapportering, samt pris per timme. Anbuden ska också innehålla referenser.
Anbuden utvärderas utifrån anbudsgivarens kompetens och totalpris. En tak-summa för uppdraget finns, och uppdrag som går över vårt tak kommer att väljas bort.
Anbud ska ha kommit in till Leader Mittland Plus senast den 15 januari 2020.
Mer information lämnas av verksamhetsledare Erika Larsson, 070-316 23 66.
Vi har skapat en egen sida för utvärdering som kommer att uppdateras löpande.
Coach/projektledare sökes!
Är vår tomma stol din? Leader Mittland Plus rekryterar en kombinerad coach och projektledare till våra tre föreningsägda paraplyprojekt Startgas, Start-smart-hjälpen och Young Events som snart ska dra igång.
Varje delprojekt behöver en projektledare med 20 % av en heltidstjänst, dvs totalt 60 % tjänst. Vi kommer eventuellt att dra igång ytterligare två paraplyprojekt och kommer då att kunna utöka tjänsten. Det finns också en chans att tjänsten utökas med en viss procent för att jobba med information och kommunikation i leaderkansliets ordinarie verksamhet under förutsättning att vi hittar rätt person.
I arbetsuppgifterna ingår att vara ute i leaderområdet och aktivt söka upp målgrupperna för respektive projekt för att inspirera och coacha till delansökningar, att fungera rådgivare till delprojekten under planering, genomförande och rapportering till Leader Mittland Plus, att kommunicera kring paraplyprojekten i sociala media, att administrera ansökningar och förbereda underlag för beslutsgruppen att ta ställning till osv.
För tjänsten/tjänsterna behöver du vara en utåtriktad person som har lätt att ta folk, du bör vara bra på att coacha andra samtidigt som du är ordningsam och inte har något emot administration, eftersom tjänsten även innehåller administrativ projektledning och formell rapportering. Har du erfarenhet av EU-stöd är det ett plus för oss men det är inget krav. Vi ser gärna att du har goda kontakter på landsbygden i någon eller flera av kommunerna Ånge, Bräcke, Timrå eller Sundsvall. (Landsbygd för oss är i princip hela vårt geografiska område med tätorten Sundsvall exkluderat.) Det är en tillgång om du själv har koppling till landsbygden på något sätt och brinner för utveckling av hela vårt område. Du behöver ha körkort och tillgång till bil för uppdraget. Vi vill också att du är bra på kommunikation och information, både i tal och skrift. Du kommer att jobba en hel del med sociala media som del av uppdraget.
Delar av våra paraplyprojekt vänder sig till ungdomar och utlandsfödda, så det är ett plus att vara under 30 och även att tala utomeuropeiska språk.
Tjänsten är en projektanställning under 9 månader och du kommer att vara stationerad på kansliet i Sundsvall om vi inte kommer överens om annat. Eftersom vi har fyra kommuner, Sundsvall, Ånge, Timrå och Bräcke som arbetsområde är det möjligt att ordna arbetsplats på hemmaplan om du har din bas i någon av de övriga kommunerna. Arbetet innebär en hel del arbete utanför kontoret och utanför kontorstid, så vi kommer att vara flexibla i att hitta en lösning som passar dig och uppdraget.
I din ansökan vill vi ha ett personligt brev och/eller en film på max 3 minuter där du presenterar dig själv på svenska, samt din CV. Vi tillämpar individuell lönesättning, så ange löneanspråk i din ansökan. Vi lägger stor vikt vid att du är rätt person för uppdraget eller uppdragen. Urvalet görs löpande, så vänta inte med din ansökan.
Vill du imponera på oss läser du också igenom vår lokala utvecklingsstrategi som du hittar här. 🙂
Projektbesluten för respektive delprojekt hittar du här: Start-Smart-Hjälpen, Young Events, Startgas
PS Det är möjligt att söka 20 % tjänst, dvs att ta sig an ett av delprojekten, eller söka som coach till alla tre.
Frågor besvaras av Erika Larsson, 070-316 23 66
